Kebijakan Privasi

1. Data yang Kami Kumpulkan

• Data akun — nama, email, nomor HP/WhatsApp, kata sandi (tersimpan terenkripsi), foto profil.
• Data identitas & kepegawaian (opsional, sesuai kebutuhan) — NIP, NIK, jabatan.
• Data pengajuan — isian formulir layanan, riwayat status, catatan verifikasi/revisi.
• Dokumen & berkas — berkas syarat layanan (KTP, akta, ijazah, dan dokumen pendukung lain sesuai jenis layanan), bukti pembayaran, dan dokumen yang Anda simpan sendiri di fitur "Dokumen Saya".
• Data komunikasi — isi pesan pada thread Helpdesk/disposisi surat, dan lampirannya.
• Data teknis — sesi login (cookie sesi) untuk menjaga Anda tetap masuk selama menggunakan Aplikasi.

2. Tujuan Penggunaan Data

Data yang dikumpulkan digunakan semata-mata untuk:

• Memproses pengajuan layanan Anda, termasuk verifikasi kelengkapan dan keabsahan berkas oleh petugas berwenang.
• Menerbitkan dokumen resmi (Surat Keputusan/Sertifikat/Surat Keterangan) sesuai hasil layanan yang Anda ajukan.
• Mengirimkan notifikasi status pengajuan melalui WhatsApp dan/atau email.
• Memungkinkan pemakaian ulang dokumen (fitur "Dokumen Saya") agar Anda tidak perlu mengunggah berkas yang sama berulang kali.
• Keperluan administrasi persuratan dan pelaporan internal instansi.

3. Siapa yang Dapat Mengakses Data Anda

Data dan dokumen Anda hanya dapat diakses oleh:

• Anda sendiri, melalui akun Anda.
• Petugas (verifikator/admin) yang berwenang menangani pengajuan Anda, dibatasi sesuai tahap dan lingkup kerjanya (bukan seluruh staf memiliki akses ke seluruh data).
• Pengelola sistem (superadmin) untuk keperluan pemeliharaan dan penanganan gangguan teknis.

Kami tidak menjual, menyewakan, atau membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk tujuan komersial di luar keperluan operasional layanan ini.

4. Pihak Ketiga yang Terlibat

Untuk mendukung fungsi notifikasi, kami menggunakan penyedia layanan pihak ketiga berikut, yang hanya menerima data seperlunya untuk mengirimkan pesan:

• Provider WhatsApp Gateway — pengiriman notifikasi WhatsApp (menerima nomor HP dan isi pesan notifikasi saja).
• Provider Email Gateway — pengiriman notifikasi/link dokumen melalui email (menerima alamat email dan isi email).

5. Penyimpanan & Keamanan Data

• Kata sandi akun disimpan dalam bentuk terenkripsi (hash), tidak pernah disimpan dalam bentuk teks biasa.
• Setiap berkas yang diunggah diperiksa sistem untuk memastikan isinya sesuai format yang diklaim, guna mencegah unggahan berkas berbahaya.
• Akses ke berkas yang tersimpan dibatasi header keamanan agar tidak dapat dieksekusi sebagai skrip oleh peramban.
• Sesi login Anda tersimpan aman di server dan akan berakhir otomatis setelah periode tidak aktif tertentu.

6. Penyimpanan & Penghapusan Dokumen

Dokumen yang Anda simpan di fitur "Dokumen Saya" dapat Anda hapus kapan saja melalui menu tersebut. Perlu diketahui, dokumen yang sudah terpakai pada suatu pengajuan yang telah dikirim akan tetap disimpan sebagai bagian dari riwayat/arsip pengajuan tersebut (untuk keperluan audit dan keabsahan dokumen resmi yang diterbitkan), meskipun Anda menghapusnya dari daftar "Dokumen Saya".

7. Hak Anda

• Melihat dan memperbarui data profil Anda kapan saja melalui menu Profil Saya.
• Menghapus dokumen pribadi yang tersimpan di "Dokumen Saya" (dengan ketentuan pada poin 6).
• Mengajukan pertanyaan atau keluhan terkait penggunaan data Anda melalui menu Helpdesk.

8. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu. Versi terbaru akan selalu tersedia di halaman ini beserta tanggal pembaruannya.

9. Kontak

Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi Anda dapat disampaikan melalui menu Helpdesk di dalam Aplikasi setelah Anda masuk (login).